Pourquoi les réunions sont-elles mal exploitées ? (vidéo)

La réunion est le moment par excellence de la réflexion à plusieurs, et pourtant ce temps est souvent mal employé, voire pas du tout.

Une réunion de travail est censée permettre de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s’ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d’être résolus dans les délais impartis de façon innovante et pertinente.

Aux vues des précédentes vidéos, on comprend que la nécessité d’organiser une réflexion commune, à grande échelle, est plus que jamais prépondérante. On peut illustrer cette difficulté à organiser la réflexion collective en regardant dans les entreprises, et plus particulièrement au cœur des réunions.

Pour une grande partie des cadres d’entreprise, pour 9 cadres sur 10 pour être exact, deux jours sur les cinq de la semaine travaillée sont passés en réunion. Cela représente environ 40% de leur temps. Le coût moyen annuel d’un cadre est de 48 000€, et il faut ajouter à cela les coûts sociaux, ainsi que les différents amortissements. On arrive alors à 100 000€ de dépensés par cadre par entreprise grossièrement. Et étant donné qu’ils passent 40% de leur temps en réunion, on peut considérer que 40 000€ est dépensé par l’entreprise pour les réunions d’un cadre employé.

Or, trois quarts des cadres disent perdent leur temps lors des réunions. Quand on prête attention à l’organisation relative aux réunions, on observe que seulement un quart d’entre elles sont préparées par un ordre du jour – et la moitié de ce quart ne respecte pas le fameux ordre du jour.

Et si l’on ne considère que les réunions qui respectent l’ordre du jour, et bien on remarque que la majorité des personnes présentes n’ont pas la possibilité de contribuer à l’ordre du jour, ou de s’exprimer. Il y a seulement donc une très petite proportion des personnes qui participent au travail préparé et normé de la réunion. Le reste se range du côté de « l’informel ». S’il y a aussi peu de participation à ce travail, c’est parce que la préparation et l’animation des réunions n’est pas satisfaisante.

Lorsque l’on croise les différents chiffres précédemment cités (pour le calcul se reporter au schéma), il appert que 5% des réunions uniquement sont efficaces. Et donc, on peut déduire que 95% du temps de réunion est improductif, ce qui est un gâchis énorme. Les réunions sont donc un gisement de productivité, capital et décisif pour l’entreprise dans son ensemble, qui peut être exploité si la préparation et l’organisation de ces réunions sont changées, que l’information est partagée en amont, dans un exercice de transparence. Il faut remettre en forme le temps passé collectivement pour que ce temps soit de qualité et optimisé.